Спросил.
Не записался.
Клиент получил информацию и решил подумать. Кто и когда вернётся к разговору?
Статус обращения
+ согласованный контакт
+ согласованный контакт
ДЛЯ КЛИНИК И СТУДИЙ
Обращение —
это только
начало.
Настраиваем учёт обращений, повторные контакты и напоминания — чтобы команда понимала, кому и когда помочь с записью.
Проект ведёт Даниил Пенсаков. Разбирается в текущем процессе, готовит сценарий работы и помогает команде его запустить.
Начнём с вашей задачи и одного участка клиентского пути.
КЛИЕНТСКИЙ ПУТЬ01 — 04
01
Обращение
Понятен запрос клиента
02
Запись
Выбрана дата и следующий шаг
ЕСЛИ РЕШЕНИЕ ОТЛОЖЕНО
Повод связаться.
Ответственный. Дата.
03
Визит
Фиксируем состоявшееся посещение
04
Следующий контакт
В согласованный с клиентом срок
От первого вопроса до следующего визита
Обращения/Отмены/Повторная запись
01 / ТОЧКИ ВНИМАНИЯ
Когда следующий шаг
остаётся за кадром.
Разбираем конкретные ситуации, которые можно проверить в ваших данных.
Спросил.
Отменил.
Не выбрал дату.
Отмена есть в расписании. Проверяем, появилась ли новая запись и нужна ли помощь с выбором времени.
Причина отмены
+ предложение новой даты
+ предложение новой даты
План есть.
Продолжения нет.
После консультации или этапа лечения следующий визит не состоялся. Выясняем причину и дальнейший шаг.
Контекст и срок
+ задача ответственному
+ задача ответственному
02 / КАК ЭТО ВЫГЛЯДИТ
За каждым статусом —
действие.
Одна отмена может закончиться паузой или новой записью. Важно понять, что произошло после неё.
Демонстрация процесса.
Не клиентский кейс и не реальные данные.
СЦЕНАРИЙОтмена без новой записи
- 01
Зафиксировать отмену
Причина, услуга и результат предыдущего разговора.
- 02
Проверить новую запись
Если клиент уже выбрал дату, повторное предложение не нужно.
- 03
Связаться в подходящий момент
Администратору — задача и текст с учётом ситуации клиента.
- 04
Отметить результат
Ответил, записался, пришёл или отказался от дальнейших сообщений.
Проверяем цепочку: контакт → запись → состоявшийся визит.
Одна отмена. Весь путь до результата.
Учебный пример: вымышленные данные и сообщения. Формат адаптируется к вашей системе учёта.
Обращение DEMO-01
- Событие
- Визит отменён
- Новая запись
- Пока не выбрана
- Договорённость
- Написать завтра после 12:00
- Ответственный
- Администратор
Помочь выбрать время
Завтра, 12:00
- Проверить, не записался ли клиент сам.
- Уточнить доступные окна.
- Написать по договорённости и отметить ответ.
Если новая запись уже есть, закрыть задачу без повторного предложения.
С учётом разговора
Анна, добрый день! Вчера договорились, что напишу насчёт переноса визита. Сейчас есть время в четверг в 16:00 и в пятницу в 11:00. Вам подходит какой-нибудь вариант?
Имя и время вымышлены. Перед отправкой сотрудник проверяет расписание и договорённость о контакте.
Запись отдельно от визита
- Контакт
- Сообщение отправлено
- Ответ
- Выбрана пятница, 11:00
- Запись
- Подтверждена
- Визит
- Ещё не состоялся
Посещение учитывается только после фактического визита. Этот пример не показывает эффективность VANTA.
03 / ФОРМАТ РАБОТЫ
Сначала разобраться.
Затем настроить.
Объём и стоимость определяем после знакомства с задачей, текущими инструментами и данными.
С ЧЕГО НАЧАТЬ
Разбор одного процесса
Выбираем одну задачу: незаписавшиеся обращения, отмены без новой даты или отложенные решения.
Что изучаем
Текущий порядок работы, доступные данные и действия ответственного сотрудника в выбранном процессе.
Что вы получаете
Схему процесса, обнаруженные пробелы, приоритетные изменения и предложение первого запуска.
Если данных недостаточно, объясняем, что начать фиксировать. Период анализа, объём, срок и стоимость согласуем до начала работы.
VANTA REVENUE SCAN
Разбор процесса
Изучаем путь обращения, статусы и работу команды. Определяем, какой участок имеет смысл проверять первым.
На выходе
Карта процесса, исходные показатели и план первого запуска.
VANTA REVENUE PILOT
Один сценарий в работе
Готовим учёт, задачи, тексты и доступные напоминания. Проверяем настройки и обучаем ответственного сотрудника.
На выходе
Рабочий сценарий с понятными действиями и способом измерения.
СОПРОВОЖДЕНИЕ
Результаты и доработка
Смотрим ответы, записи и визиты. Уточняем процесс по фактам и решаем, стоит ли расширять работу.
На выходе
Отчёт по запуску и обоснованный следующий шаг.
Начнём с вашей ситуации
Напишите, чем занимаетесь и какой процесс хотите улучшить.
ПРИНЦИП VANTA
Понятно команде.
Измеримо для
руководителя.
Начинаем с инструментов, которыми вы уже пользуетесь. Возможности автоматизации и дополнительные расходы уточняем до внедрения.
Стоимость отложенных планов не считаем полученной выручкой. Отдельно фиксируем контакт, запись и состоявшийся визит.
Сроки процедур определяет специалист. Коммуникацию строим с учётом договорённостей с клиентом и его отказов.
04 / ПЕРЕД СТАРТОМ
Несколько важных
вопросов.
Нужно менять CRM или систему записи?
Сначала изучаем текущую систему. Изменения предлагаем только под конкретную задачу. Если потребуются платные функции или интеграции, согласуем их отдельно.
Кто будет отвечать клиентам?
В базовом запуске — ваш ответственный сотрудник. VANTA готовит процесс, тексты и настройки. Постоянное ведение переписки обсуждается как отдельный объём работы.
Какие данные нужны для первого разговора?
Ссылка на клинику или студию, описание задачи и название системы учёта. Медицинские карты и персональные данные клиентов для первого разговора не нужны.
Вы занимаетесь оформлением профилей?
Да, это отдельное направление: единый стиль, описание услуг, навигация и понятный путь до записи в профилях и картах. Состав работ определяем под ваши площадки.
Можно начать с небольшой задачи?
Да. Выбираем один процесс и согласуем границы первого этапа. Решение о продолжении принимаем по результатам его проверки.
НАЧНЁМ С РАЗГОВОРА
Что происходит
после «я подумаю»?
Отправьте ссылку на ваш бизнес и несколько слов о задаче. Даниил уточнит детали и предложит следующий шаг.
Написать Даниилу hello@vantasystems.ru
Даниил ПенсаковVANTA · Revenue Recovery